Podpowiadamy jak we własnej firmie samodzielnie przeprowadzić audyt aby usprawnić jej działanie

Podpowiadamy jak we własnej firmie samodzielnie przeprowadzić audyt, co i po co kontrolować, sprawdzać i analizować aby – jeśli trzeba – usprawnić.

Warsztatu blacharsko-lakierniczy powinien być nieustannie modernizowany. Oczywiście jeżeli właściciel chce nadążać za zmianami technologicznymi, postępem w konstrukcjach pojazdów czy wymogami wymuszanymi przez prawo. I chce przy tym utrzymać właściwy poziom usług, czyli jakość napraw oraz ceny akceptowane przez klientów. Aby skutecznie zarządzać warsztatem, trzeba wiedzieć co się w nim dzieje. Z tego powodu, co jakiś czas, warto przeprowadzić jego pełny przegląd. Taki samodzielnie przeprowadzony audyt pomoże w racjonalnym gospodarowaniu materiałami, narzędziami, energią, organizacją pracy, przepływem informacji, obsługą klienta, kosztorysowaniem i wyceną usług.

Przed zawarciem umowy z firmą ubezpieczeniową, czy uzyskaniem certyfikatu niezbędne jest przeprowadzenie audytu przez zewnętrznych ekspertów. W samodzielnie przeprowadzanym audycie chodzi o to, aby firma funkcjonowała najlepiej jak to możliwe w zmieniającej się rzeczywistości i była w stanie sprostać wymogom rynku. Istotą samodzielnie przeprowadzonego audytu jest poprawa działania warsztatu. Począwszy od przyjęcia i oceny samochodu do naprawy, przez kolejne procesy, aż do wydania naprawionego pojazdu klientowi.

Od czego zacząć?

Spróbujmy spojrzeć na warsztat oczami klienta. Zaczynamy od zewnętrznego wyglądu firmy. Sprawdzamy czy jest dobrze oznakowana, czy logotypy są nieuszkodzone i nazwa jest czytelna. Czy są miejsca parkingowe dla klientów, a mocno uszkodzone samochody osłonięte. Czy śmietnik nie jest problematyczną wizytówką? Każdy klient trafia do biura obsługi. Jak wygląda miejsce oczekiwania i stanowisko przyjmowania klientów? Sprawdzić należy każdy szczegół, możliwie krytycznie, poszukując utrudnień i przeszkód. Jak wchodzący na teren firmy ją odbierają? Czy budzi zaufanie? Jak funkcjonuje biuro? Sprawdzamy czy osoba wchodząca po raz pierwszy ma wrażenie, że wchodzi do firmy dobrze zorganizowanej, przygotowanej do obsługi i spełnienia zapotrzebowania klienta.

Wchodząc do warsztatu warto wykonać zdjęcia, aby później je obejrzeć i zobaczyć co jest nie tak. Pomocna będzie konsultacja własnych spostrzeżeń z kimś bardziej doświadczonym. Osoba z zewnątrz łatwiej dostrzeże, czego w pierwszym kontakcie z firmą brakuje. Podobnie sprawdzamy każde pomieszczenie zakładu. Czy na stanowiskach pracy jest czysto, czy pracownicy wyglądają schludnie, czy robią wrażenie (i rzeczywiście są) kompetentnych, czy stanowiska pracy oraz ich wyposażenie są właściwie oznaczone.

Sprawdzamy też te obszary, których klient nie widzi, ale skutki błędnego działania lub złej organizacji obiją się na jakości prac, relacjach wewnętrznych w firmie i relacjach z klientami. Jak działa system informacji wewnętrznej i zewnętrznej. Jak działa transfer informacji (pakiety zdjęć uszkodzeń, proces naprawy i kalkulacje) do klientów czy ubezpieczalni? Czy oprogramowanie komputerowe wspierające działalność firmy (dobór kolorów, system zarządzania dokumentami firmy, katalogi części zamiennych, informacje techniczne i eksploatacyjne oraz procedury naprawcze wg producenta). W jakim stanie są narzędzia i urządzenia, jak działa wentylacja. Kontrolujemy stan filtrów kabinowych i wentylacyjnych, wszystkich przewodów elektrycznych i pneumatycznych, zawory, zbiorniki, i tak dalej. Nie wolno zapomnieć o toaletach i pomieszczeniach socjalnych.

Wnioski z porównania zarejestrowanych na zdjęciach braków (najlepiej uzupełnionych oceną osoby z zewnątrz), do stanu jaki uznajemy za wzorowy jest właśnie naszym wewnętrznym audytem. Czy jakieś zmiany wdrożymy, to będzie zależne od naszej woli i motywacji. Czy to pomoże w rozwoju firmy? Owszem – przyczyni się do poprawy organizacji i ułatwi zarządzanie.

Po co ta analiza?

Każda firma, która chce być wiarygodna, naprawy wykonuje rzetelnie, a pojazdy oddawane klientom nie zagrażają bezpieczeństwu i cieszą oko, potrzebuje oceny. Ocena własna pomaga w zarządzaniu i funkcjonowaniu firmy, jednak dla klienta najbardziej wiarygodne są oceny zewnętrznych ekspertów. Takie eksperckie oceny potwierdzane są stosownymi certyfikatami. Informują one partnerów i klientów, iż firma spełnia wszelkie normy technologiczne, działa zgodnie z wymogami prawa i zapewnia wysoką jakość wykonywanych usług czy produktów.

Certyfikat wydany przez niezależny organ lub instytucję potwierdza zgodność procedur, produkcji czy usług z obowiązującymi wymaganiami. Zanim firma taki certyfikat otrzyma, musi pozytywnie przejść, przeprowadzony przez niezależnych ekspertów, audyt, czyli kompleksową kontrolę organizacji wszystkich procedur, procesów, projektów czy obsługi. Warsztaty lakiernicze coraz częściej wykorzystują niezależne oceny potwierdzające poziom deklarowanych standardów procesów naprawy. Stosowny certyfikat może być decydującym argumentem na przykład przy zawieraniu długoterminowej umowy z podmiotem zlecającym naprawy pokolizyjne czy powypadkowe. O tym, jak przeprowadzany jest audyt zewnętrzny pisaliśmy jakiś czas temu. Tu link: http://lakiernik.com.pl/audyt-certyfikacja-warsztatu-lakierniczego-dlaczego-warto-zrobic/

Tekst i zdjęcia: Mirosław Rutkowski, Mieczysław Sieczkowski