Kontrole w firmie

Działalność gospodarcza podlega regulacjom zawartym w wielu aktach prawnych – nad przestrzeganiem obowiązujących przepisów czuwa w naszym kraju wiele różnego rodzaju inspekcji i urzędów. Niektóre z nich mają odpowiednie uprawnienia do przeprowadzania kontroli podmiotów gospodarczych. W niniejszym artykule w sposób skondensowany podajemy pigułkę wiedzy z zakresu zasad prowadzenia kontroli w firmie. Na początek pod lupę weźmiemy ogólne zasady przeprowadzania kontroli w firmach. W kolejnych wydaniach magazynu Lakiernik natomiast omówimy dokładnie wymagania i procedury związane z kontrolami przeprowadzanymi przez organy podatkowe, Zakład Ubezpieczeń Społecznych, Sanepid, Państwową Inspekcję Pracy oraz Państwową Inspekcję Handlową.
Wszczęcie kontroli
Jeśli jakaś uprawniona do tego instytucja planuje wszczęcie kontroli w naszej firmie to dany organ kontroli zobowiązany jest do tego, aby doręczyć przedsiębiorcy zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli. Zawiadomienie powinno zawierać: wskazanie zakresu przedmiotowego kontroli, oznaczenie organu kontroli oraz kontrolowanego przedsiębiorcy, datę i miejsce wystawienia i podpis osoby wystawiającej zawiadomienie.
Organ kontrolujący zawiadamia przedsiębiorcę o zamiarze wszczęcia kontroli ale należy mieć na uwadze fakt, że nie takiego obowiązku w przypadkach gdy:
kontrola ma zostać przeprowadzona na podstawie bezpośrednio stosowanych przepisów powszechnie obowiązującego prawa wspólnotowego albo na podstawie ratyfikowanej umowy międzynarodowej
przeprowadzenie kontroli jest niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia, przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego lub zabezpieczenia dowodów jego popełnienia
kontrola jest przeprowadzana na podstawie przepisów ustawy o systemie monitorowania i kontrolowania jakości paliw
kontrola jest prowadzona w toku postępowania prowadzonego na podstawie przepisów ustawy o ochronie konkurencji i konsumentów
przeprowadzenie kontroli jest niezbędne dla przeciwdziałania naruszeniu zakazów, o których mowa w ustawie o przeciwdziałaniu narkomanii
przeprowadzenie kontroli jest uzasadnione bezpośrednim zagrożeniem życia, zdrowia lub środowiska naturalnego
przedsiębiorca nie ma adresu zamieszkania lub adresu siedziby lub doręczanie pism na podane adresy było bezskuteczne lub utrudnione.
Kontrolę wszczyna się nie wcześniej niż po upływie 7 dni (chyba, że przedsiębiorca złoży wniosek o wcześniejsze wszczęcie kontroli) i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli.
W przypadku gdy upłynie 30 dni od doręczenie zawiadomienia, a kontrola nie została wszczęta, wymagane jest ponowne zawiadomienie przedsiębiorcy. Co do zasady, nie można też równocześnie podejmować i prowadzić więcej niż jednej kontroli przedsiębiorcy. Niestety i od tej zasady w praktyce istnieją wyjątki i są one zgodne z prawem. Wyłączeniu od tej zasady podlegają sytuacje, gdy m. in..:
przeprowadzenie kontroli jest niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa (albo przestępstwa skarbowego) lub zabezpieczenia dowodów
kontrola jest prowadzona w toku postępowania prowadzonego na podstawie przepisów ustawy o ochronie konkurencji i konsumentów
przeprowadzenie kontroli jest uzasadnione bezpośrednim zagrożeniem życia, zdrowia lub środowiska naturalnego
kontrola dotyczy zasadności dokonania zwrotu podatku od towarów i usług przed dokonaniem tego zwrotu
Kto dokonuje kontroli?
Czynności kontrolne wykonywane są przez pracowników organów kontroli lub osoby wskazane w przepisach ustaw szczególnych po okazaniu legitymacji służbowej oraz po doręczeniu upoważnienia do przeprowadzenia kontroli. Jednak i tutaj możemy mieć do czynienia kiedy to możliwe jest wszczęcie kontroli tylko po okazaniu legitymacji – może to mieć miejsce w sytuacji, gdy podjęcie czynności kontrolnych jest niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia, przestępstwa skarbowego, wykroczenia skarbowego lub zabezpieczenia dowodu jego popełnienia, w sprawach dotyczących ochrony konkurencji i konsumentów, a także gdy przeprowadzenie kontroli jest uzasadnione bezpośrednim zagrożeniem życia, zdrowia lub środowiska naturalnego. W tych przypadkach upoważnienie doręcza się przedsiębiorcy nie później niż trzeciego dnia od dnia wszczęcia kontroli.
Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli, musi zawierać co najmniej: wskazanie podstawy prawnej; oznaczenie organu kontroli; datę i miejsce wystawienia; imię i nazwisko osoby uprawnionej do wykonywania kontroli; numer legitymacji służbowej; oznaczenie przedsiębiorcy objętego kontrolą; określenie zakresu przedmiotowego kontroli; wskazanie daty rozpoczęcia i przewidywanego terminu zakończenia kontroli; podpis osoby udzielającej upoważnienia z podaniem zajmowanego stanowiska lub funkcji; pouczenie o prawach i obowiązkach kontrolowanego przedsiębiorcy.
Warto pamiętać, że zakres kontroli nie może wykraczać poza zakres wskazany w upoważnieniu. Dokument, który nie spełnia wymagań przedstawionych powyżej nie stanowi podstawy do przeprowadzenia kontroli Przed podjęciem pierwszej czynności kontrolnej kontrolujący ma obowiązek poinformować kontrolowanego o jego prawach i obowiązkach w trakcie kontroli.
Miejsce kontroli
Miejscem przeprowadzania kontroli jest siedziba kontrolowanego, miejsce wykonywania działalności, lub (za zgodą albo na wniosek kontrolowanego), miejsce przechowywania dokumentacji firmy. Jeżeli przedsiębiorca wyrazi na to zgodę, czynności kontrolne mogą być przeprowadzane również w siedzibie organu kontroli, jeżeli usprawni to cały proces. Zasadą jest, że czynności kontrolne nie powinny zakłócać pracy przedsiębiorcy i są przeprowadzane w możliwie sprawny sposób, w godzinach pracy lub w czasie faktycznego wykonywania działalności gospodarczej przez kontrolowanego.
Przepisy regulują także czas trwania wszystkich kontroli jednego organu u jednego przedsiębiorcy w jednym roku kalendarzowym. W zależności od wielkości zatrudnienia i obrotów przedsiębiorcy, okres ten nie może być dłuższy:
w odniesieniu do mikroprzedsiębiorców – 12 dni roboczych
w odniesieniu do małych przedsiębiorców – 18 dni roboczych
w odniesieniu do średnich przedsiębiorców – 24 dni roboczych
w odniesieniu do pozostałych przedsiębiorców – 48 dni roboczych.
Książka kontroli
Każdy przedsiębiorca zobowiązany jest prowadzić i przechowywać w swojej siedzibie książkę kontroli, upoważnienia i protokoły kontroli. Podstawowym celem książki jest dokumentacja liczby i czasu trwania kontroli działalności przedsiębiorcy. Forma jaką przybiera to zbiór dokumentów lub postać elektroniczna, z domniemaniem że zapis elektroniczny odpowiada całości dokumentacji przechowywanej przez przedsiębiorcę. Mimo, że to na przedsiębiorcy spoczywa obowiązek prowadzenia omawianej książki, zawiera ona wpisy dokonywane przez organ kontroli – warto bezwzględnie dopilnować aby każda przeprowadzona w firmie kontrola była wpisana do wspomnianej księgi kontroli. Należy również dokonywać w książce kontroli wpisów informujących o wykonaniu zaleceń pokontrolnych, bądź o ich uchyleniu.
Kontrolowany przedsiębiorca zobowiązany jest także niezwłocznie, to znaczy tego samego dnia lub najpóźniej następnego, do okazania kopii książki kontroli, jej fragmentów czy wydruków z systemu informatycznego, poświadczonych przez siebie za zgodność z wpisem właściwym w dokumencie. Jeśli przedsiębiorca udostępnił innemu organowi prowadzoną przez siebie dokumentację, wówczas ma 3 dni robocze do przedstawienia powyższego od daty zwrotu książki przez organ.
Sprzeciw
Przedsiębiorca, w terminie 3 dni roboczych od dnia wszczęcia kontroli, ma prawo do wniesienia sprzeciwu na czynności wykonywane przez organ kontrolujący. Oprócz wskazania przejawów naruszenia przepisów wniesienie sprzeciwu wymaga uzasadnienia w opisie stanu faktycznego. Wniesienie sprzeciwu wstrzymuje czas liczony jako okres kontroli, zaś organ kontrolujący, do którego wniesiony został sprzeciw ma 3 dni robocze na wydanie postanowienia o odstąpieniu lub kontynuowaniu czynności kontrolnych. W przypadku niedotrzymania tego terminu, jest jednoznaczne z uwzględnieniem sprzeciwu, czego skutkiem jest odstąpienie od kontroli.
Jeżeli przedsiębiorca nie zgadza się zaś z treścią otrzymanego postanowienia, w terminie 3 dni może złożyć zażalenie, które organ zobowiązany jest rozpoznać w ciągu 7 dni od dany złożenia, wydając postanowienie.
Ponownie niedochowanie terminu przez organ przy rozpoznaniu zażalenia jest równoznaczne z uwzględnieniem zarzutów podnoszonych przez przedsiębiorcę. Zarówno do postępowania, przedmiotem którego jest złożony sprzeciw, jaki i do postępowania zażaleniowego zastosowanie mają przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego.
Warto zapamiętać!
Urząd nie może kilkukrotnie kontrolować firmy w tej samej sprawie. Jeśli kontrola będzie się przeciągać, można złożyć skargę do sądu na postanowienie organu kontroli przedłużające czas trwania kontroli. Za zgodą przedsiębiorcy możliwe są wspólne kontrole różnych organów – jeśli dotyczą tej samej sprawy.
Artykuł został przygotowany w oparciu o informacje pochodzące z serwisu www.biznes.gov.pl