Audyt i certyfikacja warsztatu lakierniczego

Każda firma, która chce wygrać walkę konkurencyjną prestiżem, jakością i poziomem oferowanych usług potrzebuje oceny. Stosowne certyfikaty przekonują partnerów i klientów, iż firma spełnia wszelkie normy technologiczne, działa zgodnie z wymogami prawa i zapewnia wysoką jakość wykonywanych usług czy produktów. Certyfikat wydany przez niezależny organ lub instytucję potwierdza zgodność procedur, produkcji czy usług z obowiązującymi wymaganiami. Zanim firma taki certyfikat otrzyma, musi pozytywnie przejść, przeprowadzony przez niezależnych ekspertów, audyt czyli kompleksową kontrolę organizacji wszystkich procedur, procesów, projektów czy obsługi.

Dlatego właśnie pojęcia takie, jak „audyt” i „certyfikacja” robią aktualnie karierę w warsztatach. Warsztaty lakiernicze również potrzebują niezależnej oceny swojej pozycji w rankingu okolicznych firm konkurencyjnych i potwierdzenia poziomu deklarowanych standardów procesów naprawy. Stosowny certyfikat może być decydującym argumentem na przykład przy zawieraniu długoterminowej umowy z podmiotem zlecającym naprawy pokolizyjne czy powypadkowe.

Co to jest audyt? Czym jest certyfikat?

Słownik języka polskiego PWN definiuje pojęcie audyt (auditing) jako kontrolę przedsiębiorstwa pod względem finansowym i organizacyjnym, wycenę jego majątku oraz analizę perspektyw jego rozwoju, przeprowadzaną przez ekspertów.

Z kolei Wikipedia nieco rozszerza znaczenie tego słowa: Audyt to niezależna ocena danej organizacji, systemu, procesu, projektu lub produktu. Przedmiot audytu jest badany pod względem zgodności z określonymi standardami, wzorcami, listami kontrolnymi, przepisami prawa, normami lub przepisami wewnętrznymi organizacji (polityki, procedury).

Według Słownika Współczesnej Polszczyzny Certyfikat to pisemne potwierdzenie (mające wartość dokumentu) czegoś, np. jakości czegoś, umiejętności zawodowych, stanu urządzeń technicznych, własności, pochodzenia towarów itp. (używane głównie w handlu zagranicznym, bankowości, sprawach morskich): Wystawić, otrzymać certyfikat. Certyfikat depozytowy, bankowy. Certyfikat ubezpieczeniowy. Certyfikat statku. Certyfikaty dla lekarzy. Sprzęt mający certyfikat firmy. Dokument wystawiony przez uprawnioną instytucję, potwierdzający pochodzenie towaru.

W Wikipedii certyfikat definiowany jest jako oficjalny dokument stwierdzający np. zgodność produktu z normami, autentyczność dzieła sztuki lub ukończenie kursu. Natomiast certyfikacja to ściśle określone postępowanie, w którym strona trzecia (organizacja), przyznaje pisemne zaświadczenie w formie certyfikatu o tym, że produkt (usługa), proces lub osoba spełnia określone wymagania. Certyfikacja jest częścią procesu oceny zgodności. Certyfikaty są często ograniczone w czasie, są wydawane przez niezależne jednostki certyfikujące, wyznaczające standardy kontroli w zakresie zastrzeżonym przez daną jednostkę.

W motoryzacji warsztaty są audytowane w celu otrzymania czasowego certyfikatu ich standardów. Są one wydawane przez specjalistyczne organizacje (PIM, Dealer, itp.) w celu uwiarygodnienia fachowości danej firmy .

Procedura kontrolna, audyt

Na początek jest ocena wizualna firmy. Przede wszystkim jej wygląd i oznakowanie, łatwość dojazdu, liczba miejsc parkingowych oraz biuro obsługi klienta BOK. Sprawdzany jest sposób dostaw pojazdów niemobilnych z różnych powodów (uszkodzenia, procedury dealerskie itp.) Następnym punktem jest ocena sposobu obsługi klienta, posiadane media oraz programy do obsługi, metodyka rejestracji oraz kontroli etapów naprawy pojazdu, ustalenia odpowiedzialności za naprawę – w celu możliwości udzielania łatwej oraz czytelnej informacji o statusie naprawy pojazdu dla klienta. W tym miejscu również sprawdzany jest czas trwania naprawy od pierwszego kontaktu z klientem do jej zakończenia i wydania pojazdu. Wszystko to jest niezbędne w ocenie sprawności obsługi. Następnie sprawdzany jest proces zamawiania części zamiennych, ich magazynowania wraz z kontrolą jakości każdej części. Po ocenie frontu firmy przechodzimy do oceny wyposażenia warsztatu, ogólnego porządku, dostępności stanowisk obsługi, rodzaju oraz liczby narzędzi, ich stanu jakościowego. Te elementy pozwalają ocenić zdolności produkcyjne. Odpowiednim (certyfikowanymi) przyrządami sprawdzana jest jakość oświetlenia, przepływy powietrza w kabinie i na stanowisku przygotowawczym. Następnie badana jest zawartość wody oraz oleju w dostarczanym powietrzu roboczym na stanowiska przygotowawcze oraz do kabiny. Dodatkowo badana jest zgodność wyposażenia ze standardami np. dealerskimi w stosowaniu procedur, technologii oraz innych wymagań wyszczególnionych w ocenie. W lakierni ważne jest stosowanie przypisanych technologią produktów oraz metod pracy. Sprawdzane są terminy ważności produktów oraz ich magazynowanie. Oczywiście czystość miejsca pracy jest oceniana na każdym etapie audytu. Podobnie jak właściwe przechowywanie i utylizacja odpadów.

Bardzo ważna jest procedura kontroli jakości w warsztacie. Powinna się ona odbywać po każdym etapie naprawy lecz zazwyczaj jest wykonywana przez pracowników po naprawie blacharskiej, po przygotowaniu do lakierowania oraz po polakierowaniu przed montażem. Potwierdzeniem są protokoły kontroli z podpisami pracowników, oraz ostateczna kontrola całości po wykonaniu wszystkich niezbędnych czynności przed wydaniem klientowi.

Po zakończeniu naprawy, sprawdzeniu i wydaniu pojazdu opisywany jest proces wysyłki faktur i archiwizacji spraw.

Tekst oraz zdjęcia: Mirosław Rutkowski i Mieczysław Sieczkowski