Procedura przyjęcia samochodu do warsztatu – krok po kroku dla warsztatów blacharskich i lakierniczych

Aktualizacja: luty 2026

Od redakcji: Procedura przyjęcia samochodu do warsztatu to fundamentalny etap, który decyduje o jakości obsługi klienta i przebiegu naprawy. W artykule dokładnie wyjaśniamy, jakie czynności powinno obejmować przyjęcie auta – od oględzin w obecności zleceniodawcy, przez zebranie danych technicznych pojazdu, po przygotowanie regulaminu i dokumentacji. Dowiesz się, jak uniknąć błędów, które mogą kosztować warsztat czas i pieniądze, oraz jak ustandaryzować proces, by budować profesjonalny wizerunek firmy.

Nierzadko błędy popełniane w tej wstępnej fazie procesu usuwania szkody rzutują na dalszy jej przebieg. Bywa, ze są powodem poważnych problemów dla warsztatu, a nawet przyczyną mniejszego zarobku lub nawet straty. Właściwe zaopiekowanie się klientem i jego pojazdem nie tylko pozwoli na budowanie dobrej marki, ale zapewne ułatwi kontakty międzyludzkie, rozliczenia i umożliwi rozwiązywanie pojawiających się podczas naprawy ewentualnych dodatkowych problemów.

Rys. Protokół przyjęcia pojazdu do naprawy. (Herkules)
Czynności wstępne
Dla uniknięcia nieporozumień ze zleceniodawcą konieczne jest wykonanie odpowiednich czynności przygotowawczych oraz zachowanie ich właściwej kolejności. Przyjęcie samochodu do naprawy w obecności zleceniodawcy powinno zawierać głównie następujące czynności:
Oględziny w obecności zleceniodawcy
-zakresu uszkodzeń jak i stanu ogólnego karoserii,
-stanu elementów wyposażenia zewnętrznego,
-stanu wyposażenia wnętrza,
-przebiegu.
Zebranie informacji
-o blokadach,
-o alarmach,
-innych zabezpieczeniach.
Zleceniodawca zabiera
-sprzęt audio, nawigacje itp. (jeżeli są wyjmowane),
-ruchome elementy wyposażenia wnętrza,
-rzeczy osobiste z kabiny oraz bagażnika.
Regulamin warsztatu
Nie tylko ze względu na obowiązujące przepisy, ale i dla sprawnego i możliwie bezproblemowego działania warsztatu konieczne jest stworzenie regulaminu działalności firmy. W regulaminie tym powinny być zawarte co najmniej zasady przyjmowania i wydawania pojazdów, sposoby i terminy płatności oraz określenie podstawowych zasad składania reklamacji. Dodatkowo konieczne jest stosowanie pisemnych zamówień na wykonanie naprawy i zakup części zamiennych. Co prawda w polskim prawie dopuszcza się również umowy ustne, ale w praktyce są w zasadzie niemożliwe do wyegzekwowania i jedyną słuszną drogą jest stworzenie systemu, kiedy klient pisemnie zamawia usługę lub części potwierdzając jednocześnie zapoznanie się z regulaminem działalności serwisu.
W myśl obecnie obowiązujących przepisów, jeżeli nie ma dowodu na to, że przewidywany koszt usługi został określony, to zleceniodawca ma prawo odebrać pojazd bez dokonania płatności za jego naprawę.
Brzmi nieco absurdalnie, ale to aktualnie obowiązująca zasada prawna i warto o tym pamiętać.
Rozliczenia, kalkulacja, wycena
Klientem może być osoba prywatna lub firma. Firmą jest również towarzystwo ubezpieczeniowe i jest to bardzo częsty przypadek na rynku napraw powypadkowych. Najczęściej podczas przyjmowania samochodu do naprawy powypadkowej wymagana jest obecność przedstawiciela firmy ubezpieczeniowej czyli likwidatora szkód, a w szczególnych przypadkach i rzeczoznawcy, który określa zakres elementów do naprawy i wymiany oraz czasochłonność usunięcia szkody. Kalkulowanie szkody odbywa się przy wykorzystaniu nowoczesnego oprogramowania komputerowego powszechnie stosowanego zarówno przez większe warsztaty blacharsko-lakiernicze jak i przez firmy ubezpieczeniowe.

Fot. Eurotax
Czołowymi producentami takiego oprogramowania stosowanego na rynku europejskim są AUDATEX, EUROTAX oraz DAT. Czynnikiem, który rzutuje na późniejszą kalkulację przeprowadzaną przez likwidatora szkody, jest zebranie właściwych informacji o stanie faktycznym pojazdu, który uległ kolizji drogowej. Zalecane typowe czynności to:
-demontaż uszkodzonych zewnętrznych elementów karoserii,
-oględziny organoleptyczne.
Natomiast w przypadku stwierdzenia możliwości uszkodzeń elementów nośnych karoserii należy:
dokonać pomiaru trójwymiarowego punktów bazowych płyty podłogowej, dokonać ponownej oceny. W szczególnych przypadkach konieczne jest ponowne dokonanie korekty oceny zakresu naprawy blacharskiej w trakcie rozpoczętej naprawy (tzw. drugie oględziny). Zdarza się również, że po zakończonej naprawie, w trakcie przeglądu na Stacji Kontroli Pojazdów, podczas pomiaru oraz ustawiania geometrii kół okazuje się, że układ jezdny posiada wady, które nie dają się usunąć poprzez regulację ustawienia elementów zawieszenia. W tym przypadku konieczne stają się ponowne oględziny, gdzie podczas ponownego pomiaru płyty podłogowej dokonuje się oceny przyczyn tego stanu. Jeżeli płyta podłogowa mierzonego pojazdu ma właściwą geometrię, a geometria układu jezdnego jest zła, to zwykle oznacza, że podczas kolizji uległy uszkodzeniu elementy pośrednie zawieszenie kół. Temat tych szczególnych przypadków oraz ich wykrywanie omówiony został w części dotyczącej wad geometrii układu jezdnego.
Części karoseryjne produkowane są w kilku rodzajach:
O – oryginalne w opakowania producenta pojazdu,
Q – oryginalne w opakowania producenta części,
P – porównywalnej jakości,
PT – certyfikat THATCHAM
PC – certyfikat CENTRO ZARAGOZZA
PJ – zalecane przez dostawcę
Z – zamienniki
Na rynku dostępny jest program do wyszukiwania i doboru części zamiennych „Spektrum”. Pozwala on wyceniać i ewentualnie zamawiać części blacharskie we wszystkich kategoriach jakości O-Q-P wg GVO, do blisko 30 marek samochodów. Aplikacja została zaprojektowana tak, aby maksymalnie uprościć proces wstępnej wyceny części O-Q-P przed podjęciem naprawy. Pozwala dekodować dowód rejestracyjny i „wyklikać” potrzebne elementy na grafikach lub dołączyć kosztorys do zapytania. Aplikacja Spektrum jest dostępna w dwóch wersjach, webowej (WEB) i mobilnej (MOB).
Www.Raatz.pl