Obowiązki prawno-ekonomiczne przy zakładaniu warsztatu

Zwiększająca się od wielu już lat w bardzo szybkim tempie na naszym krajowym rynku motoryzacyjnym liczba pojazdów samochodowych powoduje coraz większy popyt na usługi serwisowe i naprawy. W związku z tym z roku na rok powstaje znaczna ilość nowych warsztatów obsługowych i to wszystkich specjalizacji usług w tym zakresie. Spowodowane jest to tym, że założenie i prowadzenie tego typu działalności gospodarczej w zakresie obsługi, naprawy i konserwacji pojazdów samochodowych nie wymaga od przedsiębiorcy specjalnych uprawnień, czy licencji. Niezbędna jest za to wiedza fachowa w zakresie techniki motoryzacyjnej oraz chociaż pobieżna znajomość zagadnień organizacyjnych i prawno-ekonomicznych.

Osobami zakładającymi nowe warsztaty samochodowe na rynku motoryzacyjnym są najczęściej dotychczasowi pracownicy najemni funkcjonujących już na rynku innych serwisów samochodowych. Posiadają oni zwykle wystarczający poziom wiedzy w zakresie obsługi i naprawy pojazdów samochodowych i kilku letnią praktykę w tej dziedzinie. Przeszkodą w szybszym podjęciu decyzji o założeniu własnego warsztatu jest przeważnie brak wystarczającej wiedzy w zakresie obowiązujących przepisów prawnych, administracyjnych i ekonomicznych. Ich obawy wynikają z braku pewności co do poprawności i skuteczności załatwienia wszelkich niezbędnych formalności przy zakładaniu działalności gospodarczej oraz już w trakcie jej prowadzenia. Największy niepokój budzą sprawy związane z rejestracją firmy, formalności podatkowe, rozliczenia księgowe, a także przepisy związane z zatrudnieniem pracowników, bezpieczeństwem i higieną pracy oraz wynikające z przepisów powiązanych z ekologią.

Oczywiście założenie i uruchomienie własnego warsztatu samochodowego nie jest sprawą prostą, bowiem na tego typu przedsiębiorców czyhają przeróżne pułapki formalno-prawne, a ponadto wciąż zmieniają się obowiązujące w naszym kraju przepisy. Mimo to, jeśli ktoś bardzo będzie chciał doprowadzić do realizacji swoje własne plany i marzenia związane z organizacją i będzie robił wszystko, aby osiągnąć zamierzony cel, z całą pewnością pozytywnie przebrnie przez całe sito proceduralnych przeszkód i stanie się właścicielem własnego warsztatu.

Zupełnie inną kwestią są formalności prawne związane z samym obiektem warsztatowym, w którym mają być prowadzone prace obsługowe i naprawcze. W zależności od tego, czy działalność warsztatu ma być realizowana w obiektach zaadoptowanych z istniejącego już obiektu, czy też w nowo budowanym obiekcie, różne są formalności prawno-budowlane do załatwienia. Zarówno w jednym, jak i w drugim przypadku, przed podjęciem ostatecznej decyzji, inwestujący w tego typu działalność, powinien przeprowadzić pewne prace przygotowawcze, związane z przeanalizowaniem możliwości i warunków inwestowania. Konieczne jest bowiem uzyskanie zgody na użytkowanie tego typu obiektu.

Ważnym krokiem na drodze stworzenia obiektu przeznaczonego na warsztat samochodowy jest opracowanie planu zagospodarowania pomieszczeń. Służyć on ma stworzeniu własnej wizji funkcjonowania warsztatu oraz ułatwieniu udzielenia odpowiedzi na pytania zawarte we wniosku o wydanie warunków technicznych dla obiektu. Warunki takie określane są przez właściwe władze (Starostwo Powiatowe lub Urząd Miejski) na podstawie wniosku, w którym określa się między innymi rodzaj napraw, rodzaj działalności, ilość stanowisk, wielkość zatrudnienia itp.

Przed rozpoczęciem działalności warsztatu konieczne jest dokonanie stosownych odbiorów urzędowych. Należy uzyskać zgodę na wytwarzanie odpadów stałych i niebezpiecznych oraz uzyskać pozwolenie na wprowadzanie gazów i płynów do atmosfery. W przypadku korzystania z podnośnika obowiązkowe jest również zgłoszenie go do użytkowania w Urzędzie Dozoru Technicznego. Przy zatrudnieniu pracowników konieczne jest także powiadomienie Państwowego Inspektoratu Pracy.

Zakładając warsztat samochodowy trzeba zdecydować o formie działalności gospodarczej. Można w tego typu zakresie usług wybrać praktycznie każdą dopuszczoną prawem formę, poza spółką partnerską. Wyboru więc należy dokonywać pomiędzy:

• działalnością jednoosobową osoby fizycznej,
• spółką cywilną,
• spółką prawa handlowego:
  • osobową:
    • jawną,
    • komandytową,
    • komandytowo-akcyjną;
  • kapitałową:
    • z ograniczoną odpowiedzialnością,
    • akcyjną.

W praktyce wybierana jest jednak najczęściej jednoosobowa działalność gospodarcza.

Zakładając warsztat samochodowy w formie jednoosobowej działalności gospodarczej lub spółki cywilnej, fakt ten należy zarejestrować w CEIDG (Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej). W przypadku pozostałych form działalności konieczne jest uzyskanie wpisu w KRS (Krajowym Rejestrze Sądowym). Przy każdej z wybranych form prowadzenia działalności gospodarczej konieczne jest określenie symbolu PKD (Polskiej Klasyfikacji Działalności) dla własnego warsztatu samochodowego. Podstawowym numerem PKD dla warsztatu samochodowego jest: symbol PKD 45.20.Z. W przypadku, gdy zakres działalności będzie rozszerzony o sprzedaż części i akcesoriów do pojazdów samochodowych należy dodatkowo wykazać symbol PKD 45.32.Z. Gdy działalność warsztatu obejmować będzie także, zakres napraw motocykli należy dodatkowo wykazać również symbol PKD 45.40.Z.

Kolejną istotną kwestią przy zakładaniu działalności gospodarczej w postaci warsztatu samochodowego jest wybór najwłaściwszej formy opodatkowania. W tym celu, niezmiernie ważne jest określenie zakresu wykonywanej działalności. W przypadku, gdy usługi mają być wykonywane samodzielnie, w budynku będącym własnością podatnika, a przedsiębiorca będzie ponosił niewielkie koszty, wówczas najkorzystniejszą formą opodatkowania może być ryczałt (8,5%). Jeśli z kolei warsztat samochodowy ma funkcjonować w wynajętym lokalu i właściciel chce zatrudniać pracowników, a wydatki na zakup materiałów ma zamiar wrzucać w koszty prowadzenia działalności, wówczas najkorzystniejszą opcją jest opodatkowanie na zasadach ogólnych według obowiązującej skali podatkowej. W sytuacji jednak, gdy warsztat ma prowadzić dodatkowo sprzedaż części samochodowych, nie może skorzystać z wyboru zryczałtowanego podatku dochodowego.

Warsztat samochodowy obsługuje głównie klientów indywidualnych, na początku prowadzenia działalności warto więc skorzystać ze zwolnienia z VAT. Obecnie obowiązujący limit obrotów uprawniający do zwolnienia podmiotowego z VAT wynosi 150 000 zł. W miarę rozwoju warsztat, bycie czynnym podatnikiem VAT może okazać się korzystniejsze, a w pewnych sytuacjach nawet konieczne.

W przypadku, gdy warsztat będzie dokonywać dodatkowo sprzedaży towarów lub usług objętych opodatkowaniem VAT, zobowiązany jest najpóźniej do dnia poprzedzającego rozpoczęcie działalności, złożyć formularz VAT-R. Służy on do rejestracji warsztatu, jako czynnego lub zwolnionego podatnika od towarów i usług.

Dodatkowym wymogiem przy prowadzeniu warsztatu samochodowego jest od 2015 roku i wykonywaniu usług na rzecz osób fizycznych, nieprowadzących działalności gospodarczej lub rolników ryczałtowych jest ewidencjonowanie sprzedaży na kasie fiskalnej.

Osoba rozpoczynająca prowadzenie warsztatu samochodowego w formie jednoosobowej działalności gospodarczej lub spółki cywilnej zobowiązana jest dokonać zgłoszenia siebie do ubezpieczenia w ZUS. Suma składek bez dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego (ze składką na fundusz pracy) wynosi obecnie 1061,91 zł. Jeśli podatnik zdecyduje się na dobrowolne ubezpieczenie chorobowe wysokość jego składek miesięcznych w ZUS wyniesie 1121,52 zł.

Obecnie osobom rozpoczynającym prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych umożliwia korzystanie z tzw. preferencyjnych stawek ZUS przez okres 24 miesięcy. Dla początkujących warsztatów, ma to dość istotne znaczenie finansowe, ponieważ dzięki obniżonym stawkom ZUS, zapłacą o 560,61 zł (bez dobrowolnego chorobowego) mniej za ubezpieczenie społeczne. Dodatkowo, osoby korzystające z preferencyjnych stawek ZUS mają obowiązek opłacenia Funduszu Pracy w wysokości 59,61 zł.

Warunkiem prowadzenia działalności w postaci warsztatu samochodowego, w sytuacji, gdy wykonywane są usługi, dla której stroną transakcji, z której wynika płatność jest inny przedsiębiorca, jest konieczność posiadania firmowego rachunku bankowego.